「説明が下手なのは、話し方がうまくないからだ」。説明上手な人ほど淀みなく話しているように見えるため、声の出し方や話すテンポを直せば解決すると考える人が多いはずです。

しかし課題解決力強化道場はこれまで、約800名を超える受講者一人ひとりに、外資系コンサルティングファーム出身の講師が個別のフィードバックを行ってきました。その経験から言えるのは、説明のつまずきの多くは話し始める前の「何を伝えるかの整理」で起きている、ということです。話し方の練習から手を付ける人もいますが、伝える中身を先に決めてから話し方を磨いても遅くありません。

本記事では、説明力の意味から、説明が伝わらない3つの原因、明日の報告から試せるトレーニングまで、研修で受講者の説明に向き合ってきた視点で順を追ってお伝えします。

説明力とは

説明力とは、相手が知りたいことを、相手が理解できる順番と言葉で伝える力です。自分が話したいことを話し切れたかではなく、聞き終えた相手が「何が起きているか」「次に何をすればよいか」を正しく受け取れたかで測られます。

説明力は、似た言葉の「話す力」や「説得力」と混同されやすい力です。3つの力の目的と測られる基準を並べると、説明力が受け持つ範囲がはっきりします。

説得は、説明の上に成り立ちます。内容を正しく理解していない相手は、提案に同意も反対もできないためです。職場で説明力が問われるのは、上司への報告、会議での提案、取引先への商品説明、部下への指示のように、相手が説明を聞いた後に判断や作業をする場面です。

説明力を高める3つのメリット

説明力を高めると、報告や依頼が一度で通り、説明のやり直しに使っていた時間が減ります。職場で得られるメリットは、次の3つです。

1. 01上司の判断が早くなること。結論と根拠がそろった報告なら、上司は聞き返さずにその場で判断できます。
2. 02説明のやり直しが減ること。一度で伝わる指示は、部下や同僚からの確認の質問と手戻りを減らします。
3. 03仕事を任されやすくなること。要点をまとめて話せる人には、取引先への説明や会議の進行といった人前に立つ仕事が回ってきます。

とりわけ見落とされがちなのが、説明力の差は話し手より聞き手の時間に表れる、という点です。10分かかっていた報告を5分で終えられる人は、自分の5分に加えて、聞いている上司や会議の参加者全員の5分を減らしています。

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説明力が高い人と足りない人の違い

説明力が高い人と足りない人の違いは、話し始める前に結論を決めているかどうかに表れます。話の流暢さよりも、話す前の準備と、話している最中に相手を見ているかで差が付きます。

言葉選びと相手の反応の差は、場数を踏むうちに縮まりやすいと見ています。一方、話し始めと話の長さの差は、話す前に要点を整理する習慣がなければ、何度人前で話しても縮まりません。

説明が伝わらない3つの原因

説明が伝わらない原因は、要点の整理、話の順番、言葉選びの3つに分かれ、どこでつまずいているかによって直し方が変わります。3つは下から積み上がる関係にあり、要点の整理ができていなければ、順番や言葉をいくら直しても説明は伝わりません。聞き手から返ってくる言葉で、どの原因でつまずいているかの見当が付きます。

話す前に絞れていない要点

話す前に絞れていない要点は、研修で受講者の説明を聞いていて最もよく出会う原因で、本人が最も気づきにくい原因でもあると感じています。伝えたいことが5つも6つもある状態で話し始めると、聞き手はどれが結論でどれが補足かを区別できません。

要点が絞れない人の多くは、情報を集め終えた段階で話し始めています。集めた情報を、相手の判断に必要なものと、自分が調べた経緯にすぎないものに分けていないため、調べた順番のまま話してしまうのです。説明力は、話し方より先に、話す前の要点の整理で決まります。

相手の関心とずれた話の順番

相手の関心とずれた話の順番は、要点は決まっているのに、相手が最初に知りたいことを後回しにしている状態です。上司が「納期に間に合うのか」を知りたいときに作業の経緯から話し始めると、上司は結論が出るまで、話の行き先を推測しながら聞くことになります。

順番がずれる背景には、話し手にとっては出来事が起きた順に話すのが楽だという事情があります。聞き手にとって楽な順番は結論、理由、具体例の順で、話し手にとって楽な順番とは逆になりやすいのです。

相手の前提を飛ばした言葉選び

相手の前提を飛ばした言葉選びは、話し手が毎日使う社内用語や略語を、相手も知っているものとして使ってしまう原因です。部署の中では通じる「例の件」「先方」「CS対応」も、別の部署や取引先には何を指すのか伝わりません。

言葉選びのつまずきは、主語の省略でも起きます。「来週までに終わります」と言ったとき、話し手は「資料の修正が」という主語を頭に置いていますが、聞き手には何が終わるのかが分かりません。専門用語を避けても伝わらない人は、主語を省いていないかを先に疑うとよいでしょう。

説明に役立つ3つのフレームワーク

説明に役立つフレームワークは、話す順番をあらかじめ決めておく型のことで、代表的なものにPREP法、SDS法、ホールパート法の3つがあります。型に当てはめて話すと、話の順番で迷う時間が減り、要点の抜けにも気づけます。

型を選ぶ基準は、相手が説明を聞いた後に何をするかです。相手に判断を求めるならPREP法、状況を知ってもらうだけならSDS法、作業手順を覚えてもらうならホールパート法を選びます。どの型も最初に置く結論や要約が決まっていなければ埋まらないため、型を覚えても要点の整理は省けません。

説明力を鍛える5つのトレーニング

説明力を鍛えるトレーニングは、要点の整理、話の順番、言葉選びという3つの原因に対応させて選ぶと、効果を確かめやすくなります。5つのトレーニングはどれも普段の報告やメールを題材にでき、要点の整理が土台になるため、結論の一文要約から順に取り組みます。

1. 01結論の一文要約で、要点の整理を鍛える
2. 02型に沿った話の組み立てで、話の順番を鍛える
3. 03中学生に向けた言い換えで、言葉選びを鍛える
4. 04録音した説明の聞き直しで、声の速さや口癖を直す
5. 05聞き手による言い直しで、伝わったかを確かめる

結論の一文要約

結論の一文要約は、報告や相談をする前に、伝えたい結論を40字ほどの一文に書き出すトレーニングです。「取引先向けの見積もりは、値引きなしで今週中に提出します」のように、相手が聞いた後に知っておくべきことまで一文に入れます。

一文にまとまらないときは、伝えたいことが複数あるか、結論がまだ決まっていないかのどちらかです。伝えたいことが複数あるなら、相手の判断に必要なものを1つだけ残し、残りは「補足が2点あります」と後に回します。結論が決まっていないなら、話す練習より先に、自分が何を判断したいのかを考え直す必要があります。

型に沿った話の組み立て

型に沿った話の組み立ては、1日1回、報告や会議での発言をPREP法などの型に当てはめてから話すトレーニングです。いきなり話し始めず、メモに型の項目を書き出し、各項目に一言ずつ入れてから話します。

慣れないうちは、理由が3つも4つも並びがちです。理由は相手が納得するのに必要な数まで減らし、多くても2つから3つに抑えると、聞き手は理由を覚えたまま最後の結論まで聞けます。

中学生に向けた言い換え

中学生に向けた言い換えは、自分の仕事の説明を、中学生に話すつもりで書き直すトレーニングです。社内用語や専門用語を使わずに説明しようとすると、自分が普段どれだけ前提を省いて話しているかが分かります。

言い換えに詰まった言葉は、たとえ話に置き換えます。たとえば「在庫回転率」を「お店の棚に並んだ商品が、1年で何回入れ替わるか」と言い換えると、数字に慣れていない相手にも指標の意味が伝わります。たとえ話の題材は、相手が毎日目にしている物事から選ぶほど伝わりやすいと感じています。

録音した説明の聞き直し

録音した説明の聞き直しは、スマートフォンで自分の報告や説明を録音し、聞き手の立場で聞き返すトレーニングです。話している最中には気づけない「えー」「あの」といった口癖や、早口になっている箇所、語尾が消えて結論が聞き取れない箇所が分かります。

聞き直すときは、話の速さと間の取り方を確かめます。結論を言った後に一呼吸の間を置くと、聞き手は結論を受け取ってから理由を聞く準備ができます。オンライン会議では対面より声が聞き取りにくいため、普段より少しゆっくり話すくらいで釣り合うはずです。

聞き手による言い直し

聞き手による言い直しは、説明を聞いた相手に「今の話を一言でまとめるとどうなりますか」と言い直してもらうトレーニングです。相手の言い直しが自分の結論と違っていれば、要点の整理、話の順番、言葉選びのいずれかでずれが起きています。

言い直しを頼む相手は、同僚や家族など、気軽に聞き返してくれる人を選びます。上司や取引先に毎回頼むのが難しいときは、説明の最後に「ご不明な点はありますか」と聞く代わりに「次は資料の修正を進める、という理解でよろしいでしょうか」と具体的に確かめると、理解のずれが早く見つかります。

説明力が独学で伸び悩む理由

説明力が独学で伸び悩むのは、自分の説明が伝わったかどうかを、話し手自身では判定できないからです。話し手は結論も背景も知っているため、録音した説明を聞き返しても、省いた前提を頭の中で補って「分かる」と感じてしまいます。

型を本で学んだ人ほど、伸び悩みに気づきにくいと見ています。PREP法の順番を知っていても、最初の結論に何を置くかを間違えていれば、型どおりに話しても相手の知りたいことには答えられません。結論の選び方の誤りは、第三者から指摘されて初めて分かります。

論理的思考の研修を受けた方からも、知っていることと実際にできることの差に気づいたという声が寄せられています。

“ ロジカルシンキング等は本で学んでいたので、自分でできているという自負がありましたが、実際に講師の方のフィードバックを受けて、まったくできていないことを痛感しました。― 課題解決力強化道場 受講者の声（製造業・経営企画室）

知識と実践の差を埋めるには、自分の説明を聞いた相手から、どこで理解が止まったかを具体的に指摘してもらう機会が欠かせません。職場なら、上司との1on1や会議の振り返りの時間に、報告の要点が伝わったかを聞く項目を加えておくと、指摘を受ける機会を定期的に作れます。

社内で指摘し合う時間を取りにくい場合は、外部の講師から個別に添削を受ける研修も選択肢になります。課題解決力強化道場では、自社の実務課題を題材にした演習の後、毎回の個別フィードバックシートで受講者の強みと改善点を書き出しています。

部下の説明力を育てる3つの聞き方

部下の説明力を育てるには、上司が報告の聞き方を変えるのが近道です。部下の説明が長いときに「結論から話して」と注意するだけでは、部下は何を結論にすればよいか分からないまま、話す順番だけを入れ替えます。上司が報告を受けるときに使える聞き方は、次の3つです。

1. 1. 1.報告の前に「一言で言うと何の話か」を聞く。部下に、話し始める前に要点を絞る習慣が付きます。
   2. 2.「なぜそう判断したのか」を1つずつ聞く。理由が複数あるときに、どれが判断の決め手だったかを部下自身が選べるようになります。
   3. 3.報告の最後に、上司が理解した内容を言い直して確かめる。部下は自分の説明のどこが伝わっていなかったかを、報告の場で知ることができます。

3つの聞き方は、どれも部下に答えを教えず、部下自身に要点を選ばせる点が共通しています。上司が結論を代わりに言ってしまうと、部下は報告の場では楽になっても、次の報告で同じように迷います。

説明力に関するよくある質問

説明力と論理的思考力の違いは？

説明力と論理的思考力の違いは、受け持つ範囲にあります。論理的思考力は情報を整理して筋の通った結論を出す力で、説明力は出した結論を相手が理解できる順番と言葉で伝える力です。説明の土台になる要点の整理は論理的思考力の一部なので、説明力を伸ばしたい人が論理的思考から学ぶのは遠回りではありません。

説明力はゲームでも鍛えられる？

説明力はゲームでも鍛えられます。代表的なのは、図形を組み合わせた絵を1人だけが見て言葉だけで説明し、聞き手に同じ絵を描いてもらうゲームです。描かれた絵と元の絵のずれから、自分が省いた前提や順番の誤りが目に見える形で分かります。ただし、ゲームで鍛えられるのは主に言葉選びと話の順番で、職場の報告で求められる要点の整理は、実際の業務を題材にした練習で補う必要があります。

説明力は本を読むだけで身につく？

説明力は、本を読むだけでは身につきにくい力です。本からは型や考え方を学べますが、自分の説明が相手に伝わったかは、実際に話して相手の反応を受け取らなければ確かめられません。本で学んだ型は翌日の報告で1回使い、聞き手に言い直してもらうところまでを1組にすると、知識が実践につながります。

説明力を鍛えるなら課題解決力強化道場

説明力を職場の報告や提案で使える形まで鍛えるなら、課題解決力強化道場の法人向け研修が選択肢になります。課題解決力強化道場は、外資系コンサルティングファーム出身の現役コンサルタントが講師を務める、少人数制、ハンズオン、超実践型の企業向け研修です。

• ✓1回2時間半、最短5回の設計で、業務を止めずに受講できる
• ✓1クラス10名以内で、講師が受講者一人ひとりに個別のフィードバックを行う
• ✓事前ヒアリングをもとに、自社の実務課題を題材にした演習を組み立てる

課題解決力強化道場はこれまで、大手企業から中小企業、教育機関まで、累計約800名を超える受講者の論理的思考力や営業力の強化を支援してきました。部下の報告が長くて判断に時間がかかる、管理職によって説明の質にばらつきがあるといった課題をお持ちなら、研修の内容と導入事例を資料請求で確かめられます。料金は非公開で、ヒアリングのうえ貴社に合わせたカリキュラムと個別のお見積もりをお出ししますので、まずはお問い合わせから現状の課題をお聞かせください。