「結論を先に書くようにすれば、論理的な文章になりそう」。新人研修やビジネスメールの解説で最初に「結論ファースト」を教わるため、ロジカルライティングも書く順番を整える技術だと考える人が多いはずです。

しかし、外資系コンサルティングファーム出身の現役コンサルタントとともに、これまで800名を超える受講者のアウトプットに個別のフィードバックを返してきた課題解決力強化道場の立場から言えるのは、文章が伝わるかどうかは書き始める前に「読み手の問い・答え・根拠」の3つを決めたかで決まる、ということです。結論を先頭に置いても、読み手の問いとずれた結論であれば「結局何が言いたいの？」と返されます。文章の型を覚えるのは、3つを決めた後でも遅くありません。

本記事では、ロジカルライティングの意味から、書き方の手順、使える文章の型、報告メールと報告書の例文、鍛え方まで、受講者のアウトプットに向き合ってきた視点で順を追ってお伝えします。

ロジカルライティングとは

ロジカルライティングとは、読み手が知りたいことに対して、結論と根拠のつながりが一読で分かるように組み立てて書く文章の書き方です。特定の1つの技法の名前ではなく、ピラミッドストラクチャー（結論を頂点に置き、根拠を下に並べる図）やPREP法（結論から書き始める文章の型）など、論理的に伝えるための書き方をまとめて指す言葉として使われています。

ロジカルライティングで言う「論理的」とは、読み手が結論を読んで「なぜそう言えるのか」と思ったとき、答えとなる根拠がすぐ後に書かれている状態を指します。文章の美しさや語彙の豊かさは問わないため、文章が得意でない人でも身につけられます。論理的な文章かどうかは、次の2つの条件で判断できます。

1. 01結論が、読み手の問いへの答えになっている
2. 02根拠が、結論を「なぜそう言えるのか」に答える形で支えている

ビジネスの現場でロジカルライティングが求められるのは、文書の読み手の多くが、読んだ内容をもとに何かを判断する立場にいるからです。上司は報告を読んで次の指示を決め、取引先は提案書を読んで発注するかを決めます。結論と根拠の関係が読み取れない文書は、判断のための質問の往復を生み、読み手と書き手の両方の時間を使わせます。

ロジカルライティングを身につける3つのメリット

ロジカルライティングを身につけるメリットは3つあり、いずれも文書をめぐる読み手と書き手の手間を減らせる点で共通しています。とりわけ見落とされがちなのが、書く前の段階で自分の考えの穴に気づけるというメリットです。

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読み手の判断が速くなること

ロジカルライティングで書いた文書は、1文目に結論があり、結論の下に根拠が並ぶため、読み手は冒頭を読んだ時点で何を判断すればよいかが分かります。根拠まで読むかどうかは、読み手が結論に納得できるかで決められます。

忙しい管理職ほど、報告やメールを最初の数行で判断していると見ています。冒頭の数行で結論が分かる文書は、読み手が全文を読む前に返信や指示を決められるため、仕事が書き手の手元に早く戻ってきます。

確認や差し戻しの往復が減ること

結論と根拠がそろった文書は、読み手が「結局どうしたいのか」「根拠は何か」を聞き返す必要がないため、確認のやり取りが減ります。メールなら、聞き返しが1往復減るだけで、返信を待つ時間がまるごと無くなります。

差し戻しの多い文書を見ると、情報は出し切っているのに、どれが結論でどれが根拠かの区別が付いていないことがよくあります。往復を減らすのは、情報を足すことより、情報同士の関係を書くことです。

書く前に考えの穴に気づけること

ロジカルライティングの手順に沿って結論と根拠を書き出すと、根拠の足りない結論や、結論につながらない情報が、書き始める前に見つかります。文章にした後で気づくと、書いた文を消して組み直す手間がかかります。次のどれかに当てはまるときは、考えの穴が残ったまま書き始めている可能性があります。

• ✓結論を1文で言えない
• ✓根拠が「なんとなくそう思う」という印象にとどまっている
• ✓書き進めるうちに結論が変わった

研修で受講者のアウトプットを見ていると、分かりにくいと言われる文書の多くは、文章の技術より前に、結論を支える根拠がそろわないまま書き出されていると感じています。ロジカルライティングは、伝える技術であると同時に、考えの抜けを書く前に点検する手段としても使えます。

ロジカルライティングで文章を書く5つの手順

ロジカルライティングで文章を書く手順は5つあり、読み手の問い・答え・根拠を決める手順が先にあって、文章を書き始めるのは4番目の手順からです。書き始める前の3つの手順を飛ばさなければ、下書きと推敲にかかる時間はむしろ短くなります。

読み手と論点の特定

最初の手順は、文書を誰が読み、読み手が何を知りたがっているかを1文の問いで書き出すことです。論点とは文書が答えるべき問いのことで、「来期の展示会に出展すべきか」のように疑問文の形で書きます。

論点を疑問文で書くのは、「展示会について」のような題目のままだと、何を書けば答えたことになるのかが決まらないからです。読み手が複数いるときは、文書を読んで判断を下す人の問いに合わせます。

論点への結論の決定

2番目の手順では、論点の問いに対する答えを1文で決めます。「来期の展示会に出展すべきか」という論点なら、「来期の展示会には、規模を縮小して出展すべきです」のように、問いにそのまま答える形で書きます。

1文で答えられないときは、情報が足りないか、論点が大きすぎるかのどちらかです。情報が足りなければ書く前に調べ、論点が大きすぎれば「出展するか」と「どの規模で出るか」のように問いを分けます。結論が決まらないまま書き出すと文章の途中で主張が変わり、読み手は最後まで読んでも結論をつかめません。

結論を支える根拠の整理

3番目の手順では、結論に対して「なぜそう言えるのか」に答える根拠を2〜4つ並べます。根拠の整理には、結論を頂点に置き、根拠を結論の下に、根拠を支える事実をさらに下に置くピラミッドストラクチャーという図が向いています。展示会の例をピラミッドストラクチャーで整理すると、次のようになります。

根拠を並べたら、2つの問いで結論とのつながりを点検します。根拠から結論に向かって「だから何が言えるのか（So What？）」と問い、結論から根拠に向かって「なぜそう言えるのか（Why So？）」と問い、どちらにも答えられれば根拠と結論はつながっています。

根拠同士は、漏れと重なりが無いように分けます。MECE（漏れなく、重なりなく）と呼ばれる考え方で、たとえば「費用」と「効果」の両面から根拠を立てると、片方だけを見て結論を出すことを防げます。

文章の型に沿った下書き

4番目の手順では、整理したピラミッドストラクチャーを上から順に文章にしていきます。型は文書の種類で選び、提案のように読み手を納得させたい文書ではPREP法（結論・理由・具体例・結論の順に書く型）を使います。短い報告や連絡なら、SDS法（要点・詳細・要点の順に書く型）が向いています。

下書きの段階では表現の細かさにこだわらず、結論と根拠が順番どおりに並んでいるかだけを見ます。根拠は1段落に1つずつ書き、段落の1文目に根拠そのものを置くと、読み手は各段落の1文目を拾うだけで全体をつかめます。

読み手の立場での推敲

最後の手順では、読み手になったつもりで、冒頭の数行で結論が分かるか、根拠に飛躍が無いかを読み返します。書いた本人は前提を知っているため、自分で読み返しても飛躍に気づきにくいのです。

推敲では、1文目が論点の問いへの答えになっているかを最初に確かめ、次に1文が60字を超えていないか、指示語の指す先が読み手に分かるかを見ます。時間が取れるなら、読み手に近い立場の同僚に冒頭だけを読んでもらい、結論を言い当てられるかを聞くと、自分では見えない飛躍が分かります。

ロジカルライティングに使える3つの文章の型

ロジカルライティングで使われる代表的な文章の型は3つあり、どれも結論を先に書く点は同じで、結論の後に何を続けるかが違います。3つの型を並べると、向いている文書が次のように分かれます。

PREP法

PREP法は、結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、結論（Point）の順に書く型で、読み手を納得させたい提案や意見の文書に向いています。最後にもう一度結論を書くため、長めの文書でも読み手が結論を見失いません。

PREP法でつまずきやすいのは、具体例の選び方です。理由を言い直すだけの具体例は読み手に新しい材料を渡さないため、読み手が自分の状況に当てはめられる数字や場面を入れます。最後の結論は冒頭の文を繰り返さず、読み手にしてほしい行動を添えて書くと、読み手は読み終えた後に何をすればよいかが分かります。

SDS法

SDS法は、要点（Summary）、詳細（Details）、要点（Summary）の順に書く型で、報告や連絡のように事実を短く伝える文書に向いています。PREP法と違って理由と具体例を分けず、経緯や数字は詳細の部分にまとめて書きます。

チャットでの進捗共有のように、読み手が数十秒で読み終える文書ではSDS法が扱いやすいでしょう。詳細が3つ以上になるときは箇条書きにして要点の文と分けると、読み手は要点だけを拾って読めます。

逆三角形型

逆三角形型は、結論を最初に書き、続く情報を重要な順に並べる型で、報告書や議事録のように途中で読むのをやめられても困らない文書に向いています。後ろの段落ほど重要度が低いため、読み手は必要なところまで読んで止められます。

逆三角形型で書くときは、2番目以降の情報の順番を、読み手の判断に影響する順で決めます。出張報告や会議報告は時系列で並べたくなりますが、判断に影響する情報から先に書けば、上司は最初の段落だけで次の指示を出せます。

ロジカルライティングで書き直した例文

ロジカルライティングで文章を書き直すと、1文目が出来事の説明から、読み手の問いへの答えに変わります。ビジネスで書く機会の多い報告メールと報告書について、書き直す前と後を並べます。

上司への報告メールの例文

上司への報告メールは、判断してほしい内容と期限を1文目に書くと、上司が読み終える前に返信を決められます。次の例文は、取引先から納期の前倒しを相談されたときの報告です。

書き直す前のメールは出来事が時系列に並び、上司に何を判断してほしいのかが最後の「どうしましょうか」まで分かりません。論点は「納期の前倒しを受けるか」で、根拠になる情報は製造部の調整と追加費用の2つです。

書き直した後のメールは、1文目で判断してほしい内容と期限を伝え、2文目で書き手の結論を述べてから根拠を2つ並べています。上司は件名と冒頭の2文を読めば、返信の内容を決められます。

会議後の報告書の例文

会議後の報告書は、会議に出ていない読み手が、何が決まり自分は何をすればよいかを知るための文書のため、決定事項を冒頭に書きます。次の例文は、営業部と管理部が参加した業務改善会議の報告書です。

書き直す前の報告書は会議の進行順に書かれ、決定事項が最後の2文に埋もれています。逆三角形型に沿って、決定事項、期限と担当、決定の背景の順に並べ替えます。

書き直した後の報告書は、読み手が最初の2文で、自分の部署が金曜までに案を出すと分かる形になっています。会議の経緯は背景として後ろに回し、経緯を知りたい人だけが読めば足りるようにしています。

結論を先に書けば論理的になるという誤解

結論を先に書くことはロジカルライティングの前提ですが、結論を先に書くだけでは文章は論理的になりません。結論ファーストは文の順番の決まりで、論理的かどうかは、結論が読み手の問いに答えているかと、根拠が結論を支えているかで決まります。

研修で受講者のアウトプットに個別のフィードバックを返してきた立場から本音を言えば、「結局何が言いたいの？」と言われる文書は、結論が無いというより、結論が読み手の問いとずれていることが多いと感じています。たとえば上司の問いが「この施策を続けるべきか」なのに、1文目に「今月は問い合わせが5件ありました」と書くと、結論を先に書いたつもりでも上司の問いには答えていません。

読み手の問いと結論のずれは、主に次の3つの場面で起きます。

1. 01自分がやったことを、読み手が判断したいことより先に書いているとき
2. 02論点が大きすぎて、結論が「引き続き検討します」のような答えにならない文になっているとき
3. 03読み手が変わったのに、前の読み手に向けた論点のまま書いているとき

ずれを防ぐには、書き始める前に読み手の問いを読み手の言葉で疑問文にし、文書の1文目だけで問いに答えたことになるかを確かめます。上司から頼まれた文書なら、依頼のメールやメモから上司が使った言葉を拾って問いを作ると、ずれが起きにくくなります。ロジカルライティングで最初に身につけたいのは、結論を先に書く順番より、論点を問いの形で書き出す習慣です。

論点のずれは、書き手が自分で読み返しても気づきにくく、他者に読まれて初めて分かることが多いと見ています。課題解決力強化道場の研修では、自社の実務課題を題材にした演習のアウトプットに現役コンサルタントが毎回個別のフィードバックを返すため、自分では気づけない論理のずれを講師の指摘で直せます。

ロジカルライティングの3つの注意点

ロジカルライティングの注意点は3つあり、いずれも結論と根拠を組み立てた後の、文の書き方で起きる失敗です。結論と根拠を正しく組み立てても、1文ごとの書き方を誤ると、読み手は結論と根拠を見分けられなくなります。

事実と意見を混ぜて書かないこと

根拠を書くときは、確かめられる事実と、書き手の意見や推測を分けて書きます。「問い合わせが減っており、広告の効果が落ちている」と1文で書くと、読み手は問い合わせが減ったという事実と、広告が原因だという推測を区別できません。

事実と意見の区別が付いた文書は、反論を受けたときにも、事実を疑われているのか意見を疑われているのかが分かり、どこを直せばよいかがすぐに決まります。

1文に2つ以上の主張を詰めないこと

1つの文には主張を1つだけ書き、理由や条件は次の文に分けます。「費用が高く、効果の検証も済んでいないため、導入は来期に見送り、今期は試験運用にとどめるべきです」と1文で書くと、読み手は文の最後まで読まないと結論が分かりません。

書き直すなら、「導入は来期に見送り、今期は試験運用にとどめるべきです。費用が高く、効果の検証も済んでいないためです」の2文にします。1文は40〜60字を目安にし、80字を超えたら、読点の位置で文を分けられないかを見直しましょう。

説明のない専門用語を使わないこと

社内の略語や業界の専門用語は、読み手が知っている場合だけ説明なしで使います。書き手が毎日使う言葉ほど読み手も知っていると思い込みやすく、他部署や取引先に送る文書で意味が通じない原因になります。

読み手が知っているか迷う言葉は、初めて出てくる文で「KPI（成果を測る指標）」のように短く言い換えます。2回目からは言い換えを付けずに済むため、文書が長くなりすぎることもありません。

ロジカルライティングと類似概念の違い

ロジカルライティングと混同されやすい言葉はロジカルシンキングとクリティカルライティングの2つで、どれも論理を扱う点は同じでも、扱う工程と目的が違います。3つの言葉の違いを並べると、次のとおりです。

ロジカルシンキングとの違い

ロジカルシンキングは筋道を立てて考える思考の技術で、ロジカルライティングは考えた結果を読み手に伝わる文章にする技術です。ロジカルシンキングで組み立てた結論と根拠を、文章として並べる工程がロジカルライティングにあたります。

書く工程だけを学んでも、考える工程で根拠がそろっていなければ、文書は論理的になりません。文章の型を覚えても伝わらないと感じるときは、型を変えるより先に、結論と根拠の組み立てを見直すと改善の糸口が見つかります。

クリティカルライティングとの違い

クリティカルライティングは、主張の前提や根拠を批判的に検証しながら書く書き方で、大学のレポートや論文の指導でよく使われる言葉です。ロジカルライティングが結論を分かりやすく伝えることを目的にするのに対し、クリティカルライティングは主張の妥当性を確かめ、反論を想定して書くことに重きを置きます。

ビジネス文書でも、提案書のように反対意見が出やすい文書では、クリティカルライティングの考え方が役立ちます。想定される反論を1つ取り上げ、反論への答えを根拠の後に1段落で書いておくと、読み手の疑問に先回りして答えられます。

ロジカルライティングを鍛える3つの方法

ロジカルライティングを鍛える方法は3つあり、知識を得る方法、自分の文章で練習する方法、他者から指摘を受ける方法を組み合わせると身につきやすくなります。どれか1つだけでは、知っているのに書けない、書いているのに直すべき箇所が分からない、という状態が残りやすいと見ています。

書籍での独学

書籍での独学は、ロジカルライティングの考え方と型を体系的に学ぶのに向いています。定番とされるのは、照屋華子氏の『ロジカル・ライティング』（東洋経済新報社）と、ピラミッドストラクチャーの考え方を広めたバーバラ・ミント氏の『考える技術・書く技術』（ダイヤモンド社）です。

書籍で学ぶときは、読み終えてから練習するより、1章を読むごとに自分が書いたメールを1通書き直すと、知識が手順として残ります。ただし書籍だけでは、自分の文書のどこが読み手の問いとずれているかを自分で見つける必要があり、ずれに気づけないまま型だけが身につくこともあります。

業務メールでの練習

業務メールでの練習は、毎日書く文書をそのまま教材にできるため、新たに時間を取らずに続けられます。送信する前に件名と1文目だけを読み、受け取った相手が何をすればよいかが分かるかを確かめます。練習問題として取り組むなら、次の3つの手順で進めます。

1. 1. 1.過去に自分が送った長めのメールを1通選ぶ
   2. 2.メールの内容を3行で要約する
   3. 3.要約を冒頭に置いて全体を書き直す

3行に要約できないメールは、結論が決まらないまま書いていたか、1通に論点が2つ以上入っていたかのどちらかです。論点が2つあったときは、メールを2通に分けるか、件名で用件が2つあると示します。

研修での個別添削

研修での個別添削は、自分では気づけない論点のずれや根拠の飛躍を、講師の指摘で直せる方法です。論理的思考を書籍で学んでいた受講者からも、講師のフィードバックを受けて初めて自分の出来に気づいたという声が寄せられています。

“ ロジカルシンキング等は本で学んでいたので、自分でできているという自負がありましたが、実際に講師の方のフィードバックを受けて、まったくできていないことを痛感しました。 ― 課題解決力強化道場の受講者（製造業・経営企画室）

研修を選ぶときは、講義を聞いて終わる内容か、自分の文書や課題に指摘が返ってくる内容かを見分けます。確かめたいのは次の3つです。

• ✓自社の実際の業務文書や課題を題材にできるか
• ✓受講者一人ひとりのアウトプットに個別の指摘が返ってくるか
• ✓1クラスの人数が、講師が全員のアウトプットを見られる規模か

講義を聞いて終わる研修では、受講後に自分の文書へ当てはめる工程が受講者任せになり、現場での変化が出にくいと見ています。

ロジカルライティングのよくある質問

ロジカルライティングは文章が苦手でも身につく？

ロジカルライティングは、文章が苦手な人でも身につきます。ロジカルライティングで問われるのは表現の上手さより、結論と根拠の組み立て方だからです。ただし、書く前に論点と結論を決める手順を飛ばすと、型を覚えても文章は伝わりにくいままです。

ロジカルライティングはメールやチャットにも使える？

ロジカルライティングは、メールやチャットにも使えます。短い文書ほど、1文目に結論があるかどうかで読み手の負担が大きく変わります。チャットで複数のメッセージに分けて送るときも、最初のメッセージに結論を書けば、相手は通知を見ただけで用件をつかめます。

ロジカルライティングはどのくらいで身につく？

ロジカルライティングが身につくまでの期間は、文書を書く頻度と、書いた文書に他者から指摘を受けられるかで変わります。毎日の業務で報告やメールを書き、書くたびに論点と結論を先に決める人ほど、手順が早く習慣になります。自分の癖は自分では見つけにくいため、上司や講師から定期的に指摘を受けられる環境があると、同じ失敗を繰り返す期間が短くなります。

論理的に書ける人を育てるなら課題解決力強化道場へ

ロジカルライティングで文書が伝わるかどうかは、書き始める前に読み手の問い・答え・根拠を決めたかで決まります。課題解決力強化道場は、外資系コンサルティングファーム出身の現役コンサルタントが講師を務める、少人数制・ハンズオン・超実践型の企業向け研修を提供しています。

1クラス10名以内で、自社の実務課題を題材にした演習のアウトプットに毎回個別のフィードバックを返すため、受講者は論点のずれや根拠の飛躍を自分のアウトプットに沿って直せます。各回の後には研修企画者との振り返りを行い、次回の進め方をすり合わせます。

管理職の報告や提案の質にばらつきがある、研修で学んだ論理を現場の文書で使えていないとお感じの人事・研修ご担当者様は、貴社で実際に書かれている文書の課題をお聞かせください。ヒアリングのうえで、貴社の業務に合わせたカリキュラムとお見積もりをご提案します。