「上司に結論から話せと言われたし、PREP法の順番を覚えれば何とかなりそう」。報告のたびに「つまり何が言いたいの」と聞き返されると、直すべきは話す順番だと受け取りやすいはずです。

しかし、これまで論理的思考力の研修で多くの受講者の報告や提案に個別フィードバックをしてきた課題解決力強化道場の立場から言えるのは、伝わるかどうかは並べる順番より、話す前に結論を「相手が知りたいことへの答え」として1文に決めているかで決まる、ということです。4つの順番を覚えるところから始めても遅くはありません。ただ、結論が決まらないまま型に当てはめると、理由と具体例をいくら並べても、聞き手は何を判断すればよいのか分からないままです。

本記事では、PREP法の意味と4つのステップから、ビジネスの場面別の例文、メリットとデメリット、結論の決め方、練習方法、SDS法やDESC法との違いまで、受講者の報告を添削してきた研修の視点で順を追ってお伝えします。

PREP法とは

PREP法とは、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の順に話や文章を組み立てる構成の型です。読み方は「プレップ法」で、4つの英単語の頭文字を並べて名付けられました。英単語の「prep」が持つ準備という意味とは関係がありません。

PREP法は、報告・提案・メール・面接の受け答えのように、相手に何かを判断してもらう場面で使われます。結論を冒頭と最後の2回置くため、聞き手は途中で話を聞き逃しても、最後にもう一度要点を受け取れるのです。

4つの順に並べると、短い提案は次のように組み立てられます。

PREP法の4つのステップ

PREP法の4つのステップは、結論の提示、理由の説明、具体例の提示、結論の念押しの順に進みます。各ステップの冒頭に決まった言葉を置くと、聞き手は今どのステップの話なのかを聞き分けられます。

ステップごとに話す中身と冒頭に置く言葉を並べると、次の表のとおりです。右の列の言葉に続けて中身を埋めていくと、PREP法の穴埋めテンプレートとして使えます。

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結論の提示

結論の提示では、相手が知りたいことへの答えを最初の1文で言い切ります。「〇〇について報告します」は話の題名であり、結論にはなりません。「〇〇の作業は予定どおり今月末に終わります」のように、聞き手が1文聞いただけで判断できる形にします。

相手の問いが「はい」か「いいえ」で答えられるものなら、冒頭で「はい」か「いいえ」を言ってから中身に入りましょう。「間に合いますか」と聞かれて「先週から作業を進めていまして」と答え始めると、聞き手は答えを待ちながら経緯を聞かされます。

理由の説明

理由の説明では、結論が正しいと言える根拠を述べます。理由は1つから3つまでに絞り、思いついた理由が4つ以上あるときは、相手が判断に使う理由から順に選びます。

理由が2つ以上あるときは、「理由は2つあります」と先に数を言っておくと、聞き手は話の区切りを数えながら聞けます。数を言わずに理由を続けると、聞き手はどこで理由が終わり、どこから具体例が始まったのかを聞き分けにくくなるのです。

具体例の提示

具体例の提示では、理由が本当だと分かる事実・数字・出来事を示します。「たとえば、とても好評でした」と言うと理由の言い直しにとどまりますが、「アンケートの回答者30名のうち25名が継続を希望しました」と言うと、聞き手が自分で確かめられる材料が加わります。

具体例には、自分の感想より、日付・件数・金額のように相手が検証できる情報を選びます。検証できる情報が手元に無いときは、報告の前に調べるか、「件数は明日までに確認します」と確認の期限を添えて伝えましょう。

結論の念押し

結論の念押しでは、冒頭の結論を言い直し、相手にしてほしい次の行動を1つ添えます。「以上から、オンラインでの開催を提案します。今週中にご判断いただけますと助かります」のように行動を添えると、話を聞き終えた相手は自分が何をすればよいかを迷いません。

念押しの結論は、冒頭と一字一句同じにする必要はありません。理由と具体例を聞いた後の相手に向けて、「途中参加を防ぐためにも」のように具体例の中身を一言足すと、言い直しが単なる繰り返しに聞こえにくくなります。

PREP法の例文が役立つ4つの場面

PREP法の例文を、ビジネスでよく使う4つの場面に分けて紹介します。4つの例文はどれも、最初の1文だけを聞けば相手が判断できる形にしています。

上司に進捗の遅れを報告するとき

進捗の遅れを報告するときは、遅れる日数と新しい完了日を最初の1文で伝えます。経緯から話し始めると、上司は「結局いつ終わるのか」を考えながら経緯を聞くことになり、対応を決めるまでに時間がかかります。

最後の結論で途中段階を見せる日を添えると、上司は完成を待つだけでなく、途中で方向を確かめるかどうかを自分で選べます。

会議で新しい施策を提案するとき

施策を提案するときは、何をいつから始めたいかを結論に置き、理由には聞き手が気にする手間や費用を選びます。会議の参加者は、提案の良し悪しより先に、自分の仕事がどう変わるかを気にしていることが多いためです。

念押しの結論で範囲と期間を小さく区切ると、参加者は全面導入の是非より先に、1か月の試行を認めるかどうかだけを判断すれば済みます。

メールで日程の変更を依頼するとき

メールで依頼するときは、件名と本文の1行目に結論を書きます。お詫びや経緯を冒頭に長く書くと、受信者は何を頼まれているのかを最後まで読まないと分からず、返信も遅れます。

最後の結論で候補日を2つ示すと、相手は返信で日付を選ぶだけで済み、日程調整のやり取りが1往復で終わります。

面接で志望理由を答えるとき

面接では、質問への答えを最初の1文で言い、自分の経験は具体例の位置に置きます。経歴から話し始めると、面接官は何の質問への答えなのかを見失い、評価したい志望理由が経歴の話に埋もれてしまいます。

面接官から「具体的には」と深掘りされたら、具体例で挙げた数字の部分を詳しく話すと、答えの筋を崩さずに話を広げられます。

PREP法の3つのメリット

PREP法のメリットは、聞き手が冒頭で要点をつかめること、話の脱線と聞き返しが減ること、話す前に考えを整理できることの3つです。

聞き手が冒頭で要点をつかめること

PREP法で話すと、聞き手は最初の1文で話の要点と、自分が何を判断すればよいかをつかめます。忙しい上司や取引先は、報告を最後まで集中して聞けるとは限らず、途中で電話や別の用件に呼ばれることもあります。最初に結論を言っておけば、話が途中で切れても、判断に必要な答えは相手に届いています。

話の脱線と聞き返しが減ること

結論を先に言うと、話し手自身が結論と関係のない話を挟みにくくなります。理由と具体例を結論を支える材料に限ると、結論とつながらない経緯や感想は、話す前の段階で外れていきます。

結果として、聞き手が「それで何が言いたいのか」と聞き返す回数が減ります。1回の報告で用件が片づけば、話し手と聞き手の双方が、確認のために使っていた時間を別の仕事に回せるでしょう。

話す前に考えを整理できること

PREP法の4つの枠に当てはめようとすると、話す前に結論・理由・具体例がそろっているかを自分で確かめられます。理由が出てこなければ結論の根拠がまだ固まっておらず、具体例が出てこなければ確かめた事実が足りていません。

報告の前に足りない情報に気づけると、上司の指摘を受けてから調べ直す手間が減ると見ています。

PREP法の3つのデメリット

PREP法のデメリットは、経緯や物語を伝える話に向かないこと、冷たい印象を与えやすいこと、前提を共有していない相手に伝わりにくいことの3つです。どのデメリットも、PREP法を使う場面を選ぶか、結論の前に1文足すことで抑えられます。

とりわけ見落とされがちなのが、お詫びの場面です。「結論から申し上げると、納品は3日遅れます」と切り出すと、内容が正しくても、相手は事務的に突き放されたと受け取ります。「ご迷惑をおかけし、申し訳ありません」と1文置いてから結論に入っても、PREP法の流れは崩れません。

PREP法の結論を決める3つの確認

PREP法の結論を決めるには、話し始める前に3つの確認をします。受講者の報告を添削してきた立場から見ると、型どおりに4つを並べているのに伝わらない報告の多くは、最初のPの中身で崩れているのです。

PREP法の結論は、自分が言いたいことより先に、相手が今決めたいことへの答えとして決めます。自分の言いたいことから結論を作ると、内容が正しくても相手の問いとずれ、聞き手は話を聞き終えた後に、自分は何をすればよいのかを考え直さなければなりません。

相手が判断したいことの確認

結論を考える前に、相手が話を聞いて何を決めたいのかを1文で書き出します。同じ進捗の報告でも、上司が知りたいのは「納期に間に合うか」かもしれず、「自分が手を貸す必要があるか」かもしれません。

相手の問いが変わると、結論の1文は次のように変わります。

相手の問いが分からないときは、話す前に「何についてご判断が必要でしょうか」と聞くか、依頼を受けたときのメールやメモを読み返します。コンサルティングの現場では、答えを出す前に問いをそろえる作業を「論点の設定」と呼び、論点がずれたまま分析を進めると、後で分析のやり直しが発生します。

結論が1文で言えるかの確認

結論を1文で言い切れるかを、話す前にメモに書いて確かめます。研修で受講者の報告を見ていて最も多いのが、「A案が有力ですが、B案にも検討の余地があり」のように、結論の1文に2つの話が入っている形です。

結論が1文に収まらないときは、相手の問いに対して自分がまだ答えを選べていません。答えを選びきれないなら、「現時点ではA案を推します。B案との比較は木曜までに終えます」のように、今の答えと答えが確定する日を分けて伝えましょう。結論がまだ確定していないという事実も、相手にとっては予定を立てる材料になるからです。

理由が相手の判断基準に合うかの確認

理由は、自分が納得した理由より、相手が判断に使う基準に合わせて選びます。経営層が費用対効果で判断する場面で「現場の負担が減るから」とだけ伝えると、理由は正しくても、相手が判断する材料にはなりません。

相手の判断基準は、相手の役職と、相手が過去に何を理由に案を通したり差し戻したりしてきたかで見当がつきます。部長が過去に期限を理由に案を差し戻していたなら、最初の理由に期限への影響を置きます。数多くの受講者の提案を見てきた立場から本音を言えば、理由の数を増やした提案より、相手の基準に合う理由を1つに絞った提案が通りやすいと見ています。

PREP法を身につける3つの練習方法

PREP法を身につける練習方法は、好きなものの1分スピーチ、日報とメールの書き直し、同僚を聞き手にした報告練習の3つです。1分スピーチと日報の書き直しは1人で今日から始められ、同僚を聞き手にした練習は型に慣れてから加えると、指摘を受ける中身が結論の決め方に絞られます。

好きなものの1分スピーチ

好きなものの1分スピーチは、好きな食べ物や本、休日の過ごし方を題材に、PREP法で1分話す練習です。題材を自分の好きなものにすると理由と具体例を探す手間が少なく、型の流れだけに集中できます。「私が好きなのはカレーです。理由は、同じ材料でも作り方で味が大きく変わるからです」のように、結論と理由を声に出して言い切る感覚をつかみましょう。

日報とメールの書き直し

日報とメールの書き直しは、毎日書く日報や業務メールを、送る前にPREP法の順に並べ替える練習です。書いた文章の1行目だけを読み、相手が判断できる中身になっているかを確かめると、結論が文章の後半に埋もれている箇所が見つかります。仕事の文章を題材にするため、練習の時間を別に取らずに毎日続けられるのです。

同僚を聞き手にした報告練習

同僚を聞き手にした報告練習は、実際の報告の前に同僚や先輩に聞き手役を頼み、PREP法で話してみる練習です。1人の練習で身につくのは、PREP法の型の流れまでです。結論が相手の問いに合っているかは、聞いた人の反応を見ないと気づきにくいと感じています。聞き手には話を聞き終えた後に結論を1文で言い直してもらい、自分が言ったつもりの結論と一致するかを確かめます。

社内で聞き手役を頼みにくい場合や、管理職層の報告と提案の質をまとめて引き上げたい場合は、外部の研修で第三者の指摘を受ける方法もあります。課題解決力強化道場では、自社の実務課題を題材にした演習に対し、外資系コンサルティングファーム出身の現役コンサルタントが毎回個別のフィードバックシートを返し、報告の組み立てで受講者ごとに繰り返される癖を目に見える形にします。

PREP法と似たフレームワークとの違い

PREP法と似たフレームワーク（話や文章を組み立てる型）には、SDS法とDESC法があり、3つの型は使う場面で選び分けます。3つの順番と向く場面を並べると、次の表のとおりです。

SDS法との違い

SDS法は、Summary（要点）、Details（詳細）、Summary（要点）の順に話す型で、PREP法との違いは理由を独立したステップとして述べるかどうかにあります。PREP法は「なぜそう言えるのか」を理由として切り出すため、相手を説得したい報告や提案に向きます。SDS法は全体像を先に示してから中身を順に説明するため、自己紹介や出来事の説明のように、相手に納得より理解を求める場面で使いやすい型です。

相手が結論に反対しそうならPREP法、相手に情報を渡すだけならSDS法と選ぶと迷いません。どちらか決めかねるときは、話を聞いた後の相手が何かを決める必要があるかで判断します。

DESC法との違い

DESC法は、Describe（状況の描写）、Express（気持ちの表現）、Specify（具体的な提案）、Choose（相手の反応に応じた選択）の順に話す型です。アサーション（相手を尊重しながら自分の意見を伝える考え方）の分野で使われ、結論を最初に言わずに状況の共有から入る点がPREP法との違いです。

上司に残業の分担を見直してほしいと頼む場面のように、相手との関係を保ちながら相手の行動を変えてもらいたいときは、DESC法が向いています。状況と自分の気持ちを先に伝えることで、相手は責められている印象を持たずに提案を聞けるのです。

PREP法のよくある質問

Webの文章やレポートでも使える？

PREP法は、Webの文章やレポートでも使えます。見出しのすぐ下に結論を書き、理由と具体例を段落に分けて続けると、読み手は見出しと1文目を拾い読みするだけで答えを見つけられます。ただし、大学のレポートや論文で序論・本論・結論の形式が指定されているときは、指定された形式を優先します。

結論を最後にもう一度言うのはくどくない？

結論を最後にもう一度言っても、話が数分に及ぶ報告ならくどくはなりません。理由と具体例を聞いた後の聞き手は冒頭の結論を忘れかけていることがあり、最後の結論で話の着地を確かめられます。一方で、30秒ほどで終わる報告やチャットの短い返信では、最後の結論を省いても伝わります。

プレゼンでもPREP法で話せばいい？

PREP法は、プレゼンテーションでも使えます。ただし、発表が長くなるほど1つのPREP法では理由と具体例の部分が長くなり、聞き手は途中で結論を見失います。数十分の発表では、冒頭で全体の結論を述べた後、理由ごとに小さなPREP法を繰り返すと、各パートの冒頭で何の話かが伝わります。

結論から伝える力を鍛えるなら課題解決力強化道場

結論を相手の問いへの答えとして決める力は、課題解決力強化道場の研修で、自社の実務課題を題材に鍛えられます。課題解決力強化道場はこれまで、論理的思考力強化研修などを通じて、累計約800名を超える受講者の報告や提案に向き合ってきました。PREP法の型を覚えた後に残る「結論が相手の問いに合っているか」という課題は、自分の報告を第三者に見てもらわないと確かめにくいものです。

課題解決力強化道場は、少人数制（1クラス10名以内）、ハンズオン、超実践型の研修で、毎回の個別フィードバックシートと研修企画者との振り返りによって、受講者の「分かる」を「できる」に近づけます。管理職の報告や提案の質を底上げしたい、研修で学んだことが現場の会議で使われていないとお感じの人事・経営企画のご担当者は、下記から貴社の状況をお聞かせください。ヒアリングのうえで、貴社の課題に合わせたカリキュラムをご提案します。